Den svære samtale: En nødvendig del af at være leder

I enhver organisation opstår der situationer, hvor ledere er nødt til at tage den svære samtale med medarbejdere, også kaldet den vanskelige samtale. Disse samtaler kan dreje sig om alt fra præstationsproblemer og adfærdsmæssige bekymringer til personlig udvikling og fremtidige karrieremuligheder. Selvom de kan være udfordrende, er de uundgåelige og afgørende for en sund og produktiv arbejdsplads.

Som ledere i lederrollen har vi nok alle været i situationer, hvor vi har skullet håndtere den svære samtale med en medarbejder, kunde eller samarbejdspartner. Det kan være en udfordrende og ubehagelig opgave, hvor følelser ofte kan løbe højt, og kommunikationen kan misforstås. I sådanne øjeblikke er det vigtigt at huske på, at åben og ærlig dialog kan styrke både relationer og tillid, hvilket fører til en bedre samarbejdsevne og højere trivsel på arbejdspladsen.

Så det at kunne håndtere den svære samtale er en vigtig færdighed, der kan have stor indvirkning på, hvordan vi kommer et bedre sted hen.

Den svære samtale i korte træk

• Den svære samtale er en nødvendig del af ledelse, når adfærd, præstation eller samarbejde skal rettes til.
• Tre typiske samtaler er adfærdskorrigerende samtale om uønsket adfærd, påtale og skriftlig advarsel, hvor alvoren og tydeligheden øges trin for trin.
• Forberedelse gør samtalen mere rolig og konkret, saml fakta, eksempler og et klart mål for samtalen.
• Gennemfør samtalen med klarhed, tryg ramme, aktiv lytning og fokus på løsninger, afslut med tydelige aftaler.
• Aftal opfølgning på samtalen med tidspunkt og forventninger, så ændringer bliver fulgt til dørs.

Tre typiske samtaler i forhold til medarbejdere:

Her er konkrete eksempler på de tre samtaletyper:

1. Adfærdskorrigerende samtaler: Du kommer ofte for sent. Jeg vil gerne have, at du kommer til tiden.
2. Påtale: Du kommer fortsat ofte for sent. Du skal komme til tiden.
   • En påtale er en advarsel uden tidshorisont og uden sanktioner, hvis forholdene ikke rettes op.
3. Advarsel (Skriftlig): Du er kommet for sent otte ud af de sidste tyve dage. Hvis du ikke ændrer uønsket adfærd og kommer til tiden, bliver jeg nødt til at fyre dig.
   • En advarsel er en alvorlig samtale, hvor medarbejderen skal have mulighed for at have en bisidder med. Advarslen skal udleveres på skrift og medarbejderen skal skrive under på modtagelsen. – Hvis du vil se en konkret opbygning, har Dansk Industri en side om skriftlig advarsel.

Rent juridisk er det ikke nødvendigt at have givet en påtale forud for en advarsel i ansættelsesforholdet (se Funktionærloven). Det er dog et udtryk for god ledelse at starte med at gennemføre en adfærdskorrigerende samtale og derefter en påtale, før man giver en advarsel.

Dette viser, at jo længere vi kommer hen, des tydeligere er vi nødt til at være.

Hvorfor bliver den svære samtale svær?

Ofte er det noget i os selv, der bestemmer om en samtale er svær at gå ind i, fordi vi kommer til at fokusere på alt det, der kan gå galt. Eller fordi samtalens tematik rammer noget i os selv. Det kan handle om:

1. Relationen kommer på spil (hvad tænker andre?)
2. Medarbejderens reaktion (vrede, tårer)
3. Frygt for konflikt eller eskalering af en konflikt og håndtering af konflikter
4. Frygt for at såre den anden
5. Manglende tillid
6. Ubehagelige følelser (angst)

Hvis du synes ubehagelige samtaler er svære at gå ind i, kan et godt råd være at opretholde professionel distance for at håndtere de personlige følelser, der kan opstå:

Hvad kan der ske, hvis du tager samtalen? Hvad kan der ske, hvis du lader være?

Ved at tage samtalen er der mulighed for at skabe positive forbedringer. Ved at undlade at tage samtalen er der risiko for at du forværrer tingene, og det bliver helt sikkert ikke lettere, hvis du udskyder den.

Før, under og efter

Den svære samtale kan deles op i før, under og efter samtalen.

Uanset samtaletype starter en vellykket samtale med grundig forberedelse til samtalen. Indsaml relevant information, eksempler på specifik adfærd eller præstationer, og overvej mulige reaktioner fra medarbejderen. Det er også vigtigt at være klar over samtalens mål; hvad håber du at opnå? Forberedelsen giver dig en solid base og hjælper med at sikre, at samtalen forbliver fokuseret og konstruktiv.

Her er 6 vigtige overvejelser og strategier for at håndtere den svære samtale effektivt:

1. Vær klar og præcis

Vær direkte og tydelig omkring årsagen til samtalen. Undgå at pakke budskabet ind eller være vag, da det kan føre til misforståelser. Giv konkrete eksempler og hold fokus på fakta frem for følelser, ’synsninger’ eller personlige emner. Vær meget bevidst om, hvad du faktisk ved, og hvad du tror du ved, for eksempel viden fra anden hånd. En god forberedelse til samtalen sikrer, at du kan præsentere konkrete eksempler.

Dette hjælper med at holde samtalen objektiv og reducerer risikoen for, at den anden begynder at forsvare sig selv.

2. Skab en tryg atmosfære

Miljøet, hvor samtalen finder sted, spiller en stor rolle for det psykiske arbejdsmiljø. Vælg et privat og neutralt sted, hvor medarbejderen føler sig tryg og mindre udsat. Start samtalen med en åben, venlig og professionel tone for at sænke paraderne og skabe en atmosfære af tillid og respekt. Og få samtidig hurtigt ”fisken på disken”.

3. Lyt aktivt

En svær samtale er ikke en ensidig monolog. Giv medarbejderen mulighed for at udtrykke perspektiv og bekymringer. Aktiv lytning viser, at du værdsætter deres input og er villig til at forstå deres synspunkt. Aktiv lytning kan også give værdifuld indsigt i eventuelle underliggende problemer, der kan påvirke deres præstation eller adfærd.

4. Fokus på løsninger

Målet med den svære samtale er at finde en konstruktiv vej fremad. Drøft mulige løsninger og vær åben for medarbejderens forslag, for eksempel ved at bruge coaching-værktøjer som mirakelspørgsmål og skalaspørgsmål. I skal udvikle en handlingsplan sammen, der adresserer problemet og støtter medarbejderens udvikling. Det er vigtigt at identificere klare mål og strategier for at sikre fælles forståelse og at begge parter er på samme side.

Overvej at inddrage ledersparring i processen, da det kan give værdifuld indsigt og støtte. Gennem løbende dialog og feedback kan både du og medarbejderen justere retningen og sikre, at I arbejder hen imod de samme mål.

5. Afslut positivt

Afslut samtalen på en positiv note ved at anerkende medarbejderens styrker og udtrykke tillid til deres evne til at forbedre sig. Dette kan være med til at genoprette motivationen og styrke relationen mellem jer.

Dog må en positiv afslutning ikke reducere alvoren i dit budskab. Den anden må ikke gå fra samtalen med en oplevelse af, at så galt var det jo ikke alligevel. Budskabet skal stå klart og tydeligt i det beslutningsreferat, der sendes til medarbejderen.

6. Opfølgning

Inden samtalen slutter, skal der være aftalt et tidspunkt for opfølgning på samtalen og den handlingsplan I har lagt sammen. Her skal der følges op på, om der er sket en positiv forandring eller forbedring på det område samtalen omhandlede.

Konklusion

Selvom den vanskelige samtale kan være ubehagelig, er den en essentiel del af ledelsesansvaret. Ved at forberede dig grundigt, skabe en tryg atmosfære, være klar og koncis, lytte aktivt, fokusere på løsninger og afslutte positivt, kan du som leder håndtere disse samtaler på en måde, der fremmer vækst og udvikling både for medarbejderen og organisationen som helhed.

Det er vigtigt at huske, at ledelse er en kontinuerlig proces, hvor kommunikationen spiller en central rolle. Regelmæssig feedback og opfølgning kan styrke relationen mellem leder og medarbejder, bidrage til medarbejderens trivsel og åbne op for yderligere dialoger.

Effektiv ledelse handler om at tage professionelt ansvar, selv når det er svært. En løsningsorienteret tilgang til de svære samtaler er en investering i synlig ledelse, der skaber en stærkere og mere sammenhængende arbejdsplads.

Ofte stillede spørgsmål om den svære samtale