I enhver organisation opstår der situationer, hvor ledere er nødt til at tage den svære samtale med medarbejdere. Disse samtaler kan dreje sig om alt fra præstationsproblemer og adfærdsmæssige bekymringer til personlig udvikling og fremtidige karrieremuligheder. Selvom de kan være udfordrende, er de uundgåelige og afgørende for en sund og produktiv arbejdsplads.
Som ledere har vi nok alle været i situationer, hvor vi har skullet håndtere den svære samtale med en medarbejder/kunde/samarbejdspartner. Det kan være en udfordrende og ubehagelig opgave
Så det at kunne håndtere Den Svære Samtale er en vigtig færdighed, der kan have stor indvirkning på, hvordan vi kommer et bedre sted hen.
Tre typiske samtaler i forhold til medarbejdere:
- Adfærdskorrigerende samtaler: Du kommer ofte for sent. Jeg vil gerne have, at du kommer til tiden.
- Påtale: Du kommer fortsat ofte for sent. Du skal komme til tiden.
- En påtale er en advarsel uden tidshorisont og uden sanktioner, hvis forholdene ikke rettes op.
- Advarsel (Skriftlig): Du er kommet for sent otte ud af de sidste tyve dage. Hvis du ikke ændrer adfærd og kommer til tiden, bliver jeg nødt til at fyre dig.
- En advarsel er en alvorlig samtale, hvor medarbejderen skal have mulighed for at have en bisidder med. Advarslen skal udleveres på skrift og medarbejderen skal skrive under på modtagelsen.
Rent juridisk er det ikke nødvendigt at have givet en påtale forud for en advarsel. Det er dog et udtryk for god ledelse at starte med at gennemføre en adfærdskorrigerende samtale og derefter en påtale, før man giver en advarsel.
Dette viser, at jo længere vi kommer hen, des tydeligere er vi nødt til at være.
Hvorfor bliver den svære samtale svær?
Ofte er det noget i os selv, der bestemmer om en samtale er svær at gå ind i, fordi vi kommer til at fokusere på alt det, der kan gå galt. Eller fordi samtalens tematik rammer noget i os selv. Det kan handle om:
- Relationen kommer på spil (hvad tænker andre?)
- Den andens reaktion – vrede, tårer
- Frygt for konflikt eller eskalering af en konflikt
- Frygt for at såre den anden
- Manglende tillid
- Ubehagelige følelser (angst)
Hvis du synes den svære samtale er ubehagelig at gå ind i, så kan et godt råd være:
Hvad kan der ske, hvis du tager samtalen? Hvad kan der ske, hvis du lader være?
Ved at tage samtalen er der mulighed for at skabe positive forbedringer. Ved at undlade at tage samtalen, er der risiko for at du forværrer tingene – og det bliver helt sikkert ikke lettere, hvis du udskyder den.
Før, under og efter
Den svære samtale kan deles op i før, under og efter samtalen.
Uanset samtaletype starter en vellykket samtale med grundig forberedelse. Indsaml relevant information, eksempler på specifik adfærd eller præstationer, og overvej mulige reaktioner fra medarbejderen. Det er også vigtigt at være klar over samtalens mål – hvad håber du at opnå? Forberedelsen giver dig en solid base og hjælper med at sikre, at samtalen forbliver fokuseret og konstruktiv.
Her er 6 vigtige overvejelser og strategier for at håndtere den svære samtale effektivt:
1. Vær klar og præcis
Vær direkte og tydelig omkring årsagen til samtalen. Undgå at pakke budskabet ind eller være vag, da det kan føre til misforståelser. Giv konkrete eksempler og hold fokus på fakta frem for følelser og ’synsninger’. Vær meget bevidst om, hvad du faktisk ved, og hvad du tror du ved. Hvad du for eksempel har fået viden om fra anden hånd.
Dette hjælper med at holde samtalen objektiv, og reducerer risikoen for at den anden begynder at forsvare sig selv.
2. Skab en tryg atmosfære
Miljøet, hvor samtalen finder sted, spiller en stor rolle. Vælg et privat og neutralt sted, hvor medarbejderen føler sig tryg og mindre udsat. Start samtalen med en åben og venlig tone for at sænke paraderne og skabe en atmosfære af tillid og respekt. Og få samtidig hurtigt ”fisken på disken”.
3. Lyt aktivt
En svær samtale er ikke en ensidig monolog. Giv medarbejderen mulighed for at udtrykke perspektiv og bekymringer. Aktiv lytning viser, at du værdsætter deres input og er villig til at forstå deres synspunkt. Dette kan også give værdifuld indsigt i eventuelle underliggende problemer, der kan påvirke deres præstation eller adfærd.
4. Fokus på løsninger
Målet med den svære samtale er at finde en konstruktiv vej fremad. Drøft mulige løsninger og vær åben for medarbejderens forslag. I skal udvikle en handlingsplan sammen, der adresserer problemet og støtter medarbejderens udvikling.
5. Afslut positivt
Afslut samtalen på en positiv note ved at anerkende medarbejderens styrker og udtrykke tillid til deres evne til at forbedre sig. Dette kan være med til at genoprette motivationen og styrke relationen mellem jer.
Dog må en positiv afslutning ikke kunne reducere alvoren i dit budskab. Den anden må ikke gå fra samtalen med en oplevelse af, at så galt var det jo ikke alligevel. Budskabet skal stå klart og tydeligt i det referat af samtalen, der sendes til medarbejderen.
6. Opfølgning
Inden samtalen slutter, skal der være aftalt et tidspunkt for opfølgning på samtalen og den handlingsplan I har lagt sammen. Her skal der følges op på, om der er sket en positiv forandring eller forbedring på det område samtalen omhandlede.
Konklusion
Selvom den svære samtale kan være ubehagelig, er den en essentiel del af ledelsesansvaret. Ved at forberede dig grundigt, skabe en tryg atmosfære, være klar og koncis, lytte aktivt, fokusere på løsninger og afslutte positivt, kan du som leder håndtere disse samtaler på en måde, der fremmer vækst og udvikling både for medarbejderen og organisationen som helhed.
Effektiv ledelse handler om at tage ansvar, selv når det er svært. De svære samtaler er en investering i en stærkere og mere sammenhængende arbejdsplads.